Copyright © 2007 Ali Yavuz DİNÇER

       2005 yılı Nisan ayında Hastane Başhekimi Op. Dr. Ali İhsan Yaşar, Kalite temsilcisi ve Başhekim yardımcısı Dr. Selçuk ÖKTEMER ve Hastane müdürü Adnan ÜNAL hastane üst yönetimini temsilen, Türk Standardları Enstitüsü’nde Kalite Yönetim Sistemi (KYS)Temel Eğitimi’ne katılarak yeni versiyon standard maddeleri ile tanışıklık sağlamış oldular.

       Bu eğitimi takiben Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kalite Yönetim Hizmetleri Şubesi, İl Sağlık Müdürlüğü Kalite Birimi ve Türk Standardları Enstitüsü’nün ilgili birimleri ile irtibata geçilerek aşağıdaki eğitimler alınmıştır:

1)14-18 Şubat 2005 İl Sağlık Müdürlüğü’nde KYS eğitimi

2)11-12 Mayıs 2005 KYS   Temel Eğitimi

3)1-3 Haziran 2005 İç Tetkik Eğitimi

4)3- 4 Haziran 2005 Liderlik Eğitimi

5)14-16 Haziran 2005 Proses Yönetimi, Etkileşimi, İyileştirme Teknikleri

6)11-12 Temmuz 2005 Müşteri Memnuniyeti

       Teorik ve uygulamalı eğitimlerin tamamlanmasını takiben birimlerde çemberler kurularak tüm personele etkili ve disiplinli bir şekilde ilgili konular aktarıldı. Konunun daha iyi anlaşılması için Sayın Uzm. Ceyhan GÖKMEN ve İl Sağlık Müdürlüğü’nden Zahide ŞENALP ile işbirliğine gidildi. Sayın ŞENALP hastanemize davet edilerek bir hizmet içi eğitim şeklinde tüm personelimize “Kalite Yönetim Sisteminin Sağlık Alanındaki Yeri” konulu bir eğitim yapıldı. Daha önceki eğitimler gibi bu eğitime de tüm personelimizin rağbet etmesi kalite yolculuğunda üst yönetimimizi çok sevindirdi.

       Bu eğitim - farkında olma evresi olarak adlandırdığımız dönemin 2005 yılı Şubat  ayından 2005 yılı Temmuz ayına kadar sürdüğünü belirtmemiz gerekir.

       Alınan eğitimlerin ardından artık çalışmaların kağıda dökülme zamanı gelmişti. İlk olarak organizasyon şemamız oluşturuldu. Başhekimden bahçıvana kadar hizmetlerimize katılan ve kalitemize etki eden son kişiye kadar 124 adet görev talimatı yazılı hale getirildi. Hastanemize yeni başlayan veya yer değişikliği personel mutlaka  “oryantasyon “ eğitimine alındı. Periyodik olarak doktorlar, hemşireler ve diğer tüm personele hitap eden hizmet içi eğitimler planlanarak kişilerin devamlılığı kişisel eğitim takip kartları ile takip edildi. Gereğinde kişilere yazılı olarak uyarılar yapıldı.

Dokümantasyon eğitimi almış personelimizle beraber yukarıda adı geçen dokümanlar yanında hastanemiz hizmetlerinin proses haritası ve buna paralel 5 ana proses altında toplam 16 proses oluşturuldu. Prosesler oluşturulup dokümante edilirken şu 4 prosesin olmasına özellikle dikkat edildi:

1- Yönetim sorumluluğu Prosesi

2-Kaynak Yönetimi Prosesi

3-Hizmet Gerçekleştirme Prosesi

4-Ölçme Prosesi

Prosesler belirlenirken ve dokümante edilirken proses kartlarında aşağıdaki noktaların belirlenmiş olmasına dikkat edildi:

1-Prosesin tanımı

2-Prosesin sahibi

3-Proses sınırları ve etkileşimi

4- Proses kapsamındaki faaliyetlerin akışının belirlenmesi

5- Proses kontrol noktaları ve performans parametrelerinin belirlenmiş olması

6- Proses iyileştirmesi.

7-Prosesin kaynakları ( özellikle cihazların demirbaş numaralarının proses kartında yazılı olmasını amaçladık ki kalibrasyon zamanı bunun faydasını görecektik.)

8-Girdi ve çıktıları

Diğer dokümanlar Kalite El Kitabı, prosedürler ve talimatlar da oluşturulunca dokümantasyon piramidi tamamlanmış oldu. Kalite politikamız, misyonumuz ve vizyonumuz yazılı hale getirildi. Sık sık hastane içi anonslar  ile tüm personelimizce benimsenmesine özen gösterildi.  İlgili dokümanlar tüm hastane içine “Doküman Dağılım Formu” üzerinden imza karşılığı dağıtıldı. Hastanede kullanılan cihazların kalibrasyonu için “Kalibrasyona Tabi Cihazlar Listesi” oluşturuldu.  Bu listenin tamamlanması için geceli gündüzlü bir çalışma sergilendi. Bunun sonucunda 3 fayda gördük:

1-Takım çalışmasını öğrenir olduk.

2-Hastanemizdeki cihazların bir envanterine sahip olduk.

3-Demirbaş listemizde görülmeyen cihazların kaydını sağladık.

Kasım 2005 tarihinde etkileyici ve heyecanlı bir açılış toplantısı ile İç tetkik faaliyetine başlandı. İlk iç tetkikin son derece objektif olarak yerine getirilmesine çalışıldı. Bunun sonucunda da 100 civarı uygunsuzluk saptanması moralimizi asla bozmadı. Çünkü biz “hoş geldiniz problemler” demeyi öğrenmiştik. Biliyorduk ki biz kendimizi ne kadar iyi tetkik edersek belgelendirme sınavında da o kadar başarılı olurduk. İç tetkikin kitaplarda yazılı teorik faydalarından farklı olarak şu faydalarını gördük:

1-Herkes hastane içinde belki de o güne kadar hiç gitmediği birimlere giderek o birimleri tanımış oldu.

2-Belge alamasak bile Kalite çalışmalarının bir sonuca vardığını veya varabileceğini herkes görmüş oldu.

3-Adeta bir Kalite Festivali havasına giren 1. iç tetkik sayesinde kalite çalışmaları  çok ciddi bir  ivme yakalamış oldu.

İç tetkikin ardından 1-2 ay gibi kısa sürede uygunsuzlukların kapatılması faaliyetleri de tamamlandı.

Bu profesyonel çalışma evresi olarak adlandırdığımız dönemin 2005 yılı Temmuz ayından 2005 yılı Aralık ayına kadar sürdüğünü belirtmemiz gerekir.

1. 2. 3. 4.

1. 2. 3. 4.